「今日の報告、あとで出しておいてください」
そのひと言を聞いて、ちょっと気が重くなった経験はありませんか？
日報や週報は大事だと分かっていても、毎回ゼロから書くのは地味に時間がかかるもの。
「何を書けばいいのか分からない」
「似たようなことばかりで、どう表現を変えるか迷う」
そんな悩みを感じる方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、生成AIを使って“メモからまとめる”というやり方です。
箇条書きやメモを入れるだけで要約文に変換
たとえば、あなたが書き溜めた簡単なメモがあるとします：
・午前：顧客A社と打ち合わせ（次回提案日決定）
・午後：見積もり作成＆送付
・トラブル対応：製品Xの初期不良、部品交換で対応済み
これをそのままAIに入力し、「日報形式にしてください」と伝えると、次のように仕上げてくれます：
【AI生成の例文】
本日は午前にA社と打ち合わせを行い、次回の提案日を確定しました。
午後は見積もりの作成・送付業務を中心に対応し、顧客対応も完了しました。
また、製品Xの初期不良に関する連絡がありましたが、部品交換により速やかに対応しました。
どうでしょうか？
言い回しを考えなくても、読みやすく整った文章が数秒で生成されます。
テンプレートと組み合わせればさらに効率UP
生成AIの便利さがより活きるのは、「日報の型」が決まっているときです。
たとえば、自社の報告スタイルが以下のような形式であれば：
【業務内容】
【成果・進捗】
【課題・気づき】
【明日の予定】
この型をプロンプトに含めれば、AIはそれに沿って内容を整理してくれます。
【プロンプト例】
「以下のメモを、社内の日報フォーマットに沿ってまとめてください。
フォーマットは：業務内容／成果・進捗／課題・気づき／明日の予定」
このように伝えると、メモから“それらしい日報”が自動で完成します。
毎日の繰り返し業務でも、AIの力で手間は大幅に減らせます。
表現の整え方や注意点も知っておきたい
AIを使うと「おかしな言い回し」になることがあるのでは？と心配される方もいますが、
最近の生成AIはかなり自然な日本語を扱えるようになっています。
とはいえ、以下のような点はチェックしておくと安心です：
- 主語と文末がつながっているか
- 敬語や語調が社内の雰囲気に合っているか
- 事実と異なる表現が混ざっていないか
これらを確認・調整するだけで、3分〜5分で“見せられる日報”が完成します。
まとめ：報告は「義務」から「習慣」へ。AIで手軽に続けられる
日報や週報は、自分の業務を振り返り、次に活かすための大切な記録です。
でも、それが面倒で負担になっては続きません。
だからこそ、AIを「書く補助ツール」として使うことで、「毎日少しのメモ → 自動でまとめ → 最終チェック」という流れができ、習慣化しやすくなります。
仕事の効率化だけでなく、自分の頭の中を整理する助けにもなるので、ぜひ気軽に試してみてください。
コメント