生成AIでマニュアル・手順書作成を効率化｜属人化を防ぐ業務整理術

「マニュアル、いつか整えたい」…でも後回しになっていませんか？

「やり方は自分の頭の中にある」

「教える時間が取れない」

「引き継ぎがあるたびに、また一から説明している」

こんな状況、心当たりはありませんか？

忙しい毎日の中で、業務マニュアルや手順書の整備はつい後回しになりがちです。

でも実は今、生成AIを使えば、手間をかけずに“たたき台”をつくることができるようになっています。

口頭説明やメモから、手順書の下書きを自動生成

たとえば、こんなふうにChatGPTに話しかけます：

「経費精算の手順をマニュアル風にまとめてください。以下が大まかな流れです。」

1. 経費の種類を分類する
2. 領収書をPDFで提出
3. 経費システムに入力
4. 上長の承認をもらう

このような指示を出すだけで、以下のような構成の“手順書の下書き”が生成されます。

【AIによる出力例】

経費精算の手順

1. 経費の分類
   　出張費・交際費・備品費など、用途に応じてカテゴリを選択します。
2. 領収書の提出
   　紙の領収書はスキャンし、PDFに変換して保存します。ファイル名は「日付_金額_内容.pdf」としてください
3. 経費システムへの入力
   　経費精算システムにログインし、必要な項目（日時・金額・内容・添付ファイル）を入力します。
4. 承認申請
   　入力内容を確認したうえで、上長に承認申請を提出します。承認後、処理が完了します。

このように、ざっくりした流れやメモだけでも、読みやすい文書に整えてくれるのが生成AIの強みです。

あとから微調整すれば、そのまま社内共有に使えるレベルになります。

業務の属人化を防ぎ、引き継ぎもラクに

手順書やマニュアルが整備されていないと、以下のようなリスクがあります。

• 担当者が変わるたびに説明が必要
• 人によって作業内容がバラバラ
• トラブル対応が「場当たり」になる

AIを活用して最低限の「型」をつくっておけば、業務の属人化を防ぎ、誰が読んでも再現できる手順になります。

特に、育成・引き継ぎ・在宅勤務のサポートなどにも有効です。

社内ナレッジの“見える化”にも活用できる

生成AIは、単に手順書を作るだけでなく、「誰が何をどうやっているか」を見える化するツールとしても活躍します。

• 新人向けのスタートガイド
• トラブル時のFAQ
• 業務フロー図の補足説明

なども、口頭で説明していた内容をもとに、AIが文章化してくれるため、知識の蓄積と共有が簡単になります。

まとめ：整っていないほど、AIでの整備が活きる

マニュアル整備は「大事だけど、時間がないからできない」と思われがちな仕事です。

だからこそ、AIで“土台だけでも”つくることに意味があります。

• 手書きしなくても、骨組みはすぐ作れる
• 自然な言葉で読みやすい
• 知識の属人化を減らせる

まずは、1つの業務からでも構いません。

「これ、説明するたびに面倒だな」と感じたものから、生成AIに頼ってみてはいかがでしょうか。

次回は、営業資料・提案書はAIで効率化｜構成案から伝わる表現まで自動化する方法を紹介します。