スケジュール調整・会議設定はAIに任せよう｜メール文面から日程管理まで効率化

「この日空いてますか？」のやりとり、思った以上に時間のムダかも

会議の日時調整や参加者のスケジュール確認。

つい手間取ってしまうけれど、誰かがやらなければ会議が動かない。

そんな「裏方的だけど重要な調整業務」に、生成AIが実は強力なサポートをしてくれることをご存じでしょうか。

AIは“調整の型”を理解して、文面も整えてくれる

たとえば、次のように指示します。

「3名の社外担当者とZoom会議をしたい。候補日は6月10日・12日・14日の午後。丁寧なメール文面を考えて」

すると、AIはこのような文面を提案してくれます。

【AI出力例：日程調整メール文面】

件名：Web会議の日程調整のお願い（6月第2週）

本文：

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の△△です。

下記の件について、Web会議の日程調整をさせていただきたくご連絡いたしました。

【候補日程】

・6月10日（月）午後

・6月12日（水）午後

・6月14日（金）午後

ご都合の良い日時をご返信いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

このように、丁寧で伝わりやすい文面をあっという間に生成してくれます。

社内での調整も、AIに任せればストレスが減ります。

こうしたやり取りも、AIが**「角が立たず、でもきちんと伝わる」**表現で提案してくれます。

Google カレンダーやOutlookなど、予定表ツールと連携すれば、さらに効果的です。

ChatGPTに「この週の午後の空いている時間を洗い出して」と伝えれば、カレンダー情報を元に候補時間帯を抽出する仕組みも整いつつあります。

SlackやTeamsに組み込むことで、日程調整→確認→送信までを自動化する企業も増えています。

スケジュール調整や会議設定は、地味ですが重要な仕事です。

でも、人が全部やる必要はありません。

こうした繰り返し業務こそ、AIの得意分野です。

手間を減らして、自分は「話す内容」「考えること」に集中していきましょう。