「この言い方、失礼じゃないかな…」と悩むあなたへ
ビジネスメールで迷うことが多いのが、「言葉づかい」や「トーン」です。
特に、お願い・催促・お詫びといった場面では、文面が強すぎても弱すぎても気になりますよね。
- 依頼したいけれど命令っぽく聞こえないようにしたい
- 催促したいけれど圧をかけすぎたくない
- 謝りたいけれど必要以上にへりくだりたくない
そんなとき、生成AIを使えば、“ちょうどよい表現”を自然に導き出してくれるのです。
依頼・催促・お詫びパターンはAIに提案してもらえる
たとえば、ChatGPTのような生成AIに次のような指示を出します。
「資料提出の催促メールを書きたい。相手は取引先で、失礼のないように丁寧に表現したいです。」
すると、AIは以下のような文面を提案してくれます。
【AI生成例：やさしい催促メール】
件名：資料のご提出について（ご確認のお願い）
〇〇様
いつもお世話になっております。
先日ご依頼させていただきました資料につきまして、念のためご確認のご連絡を差し上げました。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
このように、催促しているのに印象がやわらかく、丁寧な文面が手間なく完成します。
社内メールでも活用できる！ややカジュアルな表現も可能
生成AIは、社外向けのきちんとした文面だけでなく、社内のややカジュアルなやりとりにも対応できます。
たとえば、同僚に対して軽くリマインドしたいときには…
【社内向け：フランクな催促例】
件名：資料提出のリマインドです
〇〇さん
先日の件ですが、資料のご提出について念のためご確認です！
今週中にいただけると助かります〜。よろしくお願いします！
文調やテンションも、相手との関係性に合わせて調整できるのが、AIの便利なところです。
「この表現、合ってる？」を相談する使い方も便利
AIは文面を作ってくれるだけでなく、今書いた文章を“より丁寧に”とか“柔らかく”といった調整にも応えてくれます。
たとえば、あなたが書いたこんな一文：
「できれば早めにご対応をお願いします。」
これをAIに「もっと丁寧に言い換えて」と頼むと、こんな返答がきます：
「お手数をおかけしますが、できるだけ早めにご対応いただけますと幸いです。」
ちょっとした表現の工夫で、印象がグッとやわらかくなるのが分かりますよね。
まとめ：メールは“文面のセンス”より“引き出し”で勝負
ビジネスメールは、相手との信頼関係を保ちながら要件を伝える、大切なコミュニケーション手段です。
でも、毎回言葉を選んで悩むのは、時間も頭も使ってしまいます。
そんなときに、AIを「表現の引き出し」として使うことで、
- 丁寧な言い回し
- 適度に柔らかいトーン
- 用件がはっきり伝わる構成
を、効率よく組み立てることができます。
一度試してみると、メール作成のストレスがぐっと減るのを感じられるはずです。
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